Description
Quel sera votre rôle ?
Vous appuierez l'équipe PUB dans les missions suivantes :
- Appui logistique et administratif aux membres de l'équipe dans la gestion des devis et des bons de commandes (gestion du circuit de signatures, des validations et transmission aux gestionnaires), dans le suivi budgétaire et dans l'organisation d'événements (conférences, séminaires d'équipes, etc.) si besoin
- Gestion de l'installation des collègues rejoignant l'équipe (recrutements, mobilités internes), des déménagements, ainsi que des requêtes informatiques courantes des collègues, en lien avec la DSI.
- Gestion des déplacements de l'équipe:
- Recherche et réservation de billets d'avion/train, ordres de mission, visas.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.
- Saisie des notes de frais
- Conception, mise en place, mise à jour et animation de la documentation relative à la division (organigramme, trombinoscope, lettres de missions, procédures internes) aux formats numérique et papier
- Mise en forme et envoi de courriers divers.
- Mise en forme de rapports, CR, notes de synthèse, supports de présentation
- Organisation de la logistique des réunions du Conseil éditorial des Editions AFD (réservation et préparation des salles, etc.)
En outre, vous assisterez l'équipe PUB dans ses actions liées aux publications :
- Gestion des envois des manuscrits en version papier dans les agences du réseau AFD, aux auteurs, etc.
- Dépôt légal des manuscrits auprès de la BNF
- Génération d'un rapport sur la détection de plagiat en utilisant un outil spécifique
- Production de couvertures de manuscrit si besoin
- Mise à disposition de manuscrits sur les présentoirs de l'accueil du public
- Mise à jour des informations concernant les activités de PUB sur l'intranet
Profil recherché
- Durée de l'alternance : 1 ou 2 ans dès la rentrée de septembre 2025 (possibilité de commencer durant l'été 2025)
- Niveau du diplôme préparé par l'étudiant : minimum BAC +2 en préparation dans le secteur l'administratif
- Compétences requises : Notions Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), aisance informatique (facilité d'apprentissage d'utilisation de nouveaux logiciels/outils), aisance relationnelle, esprit d'initiative, rigueur, dynamisme, proactif.ve, autonome, force de proposition.
La maitrise de l'anglais serait un plus.
Informations complémentaires
Informations complémentaires
| Contrat | : | Alternance |
| Durée du contrat | : | 24 mois |
| Lieu de la mission | : | Paris Paris |
| Niveau d'étude | : | Bac + 2 : DEUG, DEUST, classe préparatoire |
| Poste(s) disponible(s) | : | 1 |
| Poste de cadre | : |
Suivant Profil
|
| Début de la mission | : | Dès que possible |
| Secteur | : | Direction |
