OFFICE MAGANER(F/H)

Notre client est une société de Conseil et d'Ingénierie qui apporte au secteur de l'énergie son expertise technologique sur les systèmes de stockage d'énergie qui compte une quinzaine de salariés.
Nous recherchons pour elle un(e) OFFICE MANAGER (F/H) en CDD, dans un premier temps.

Véritable "bras droit" du Dirigeant, vous serez en charge des missions suivantes :

Gestion financière des différentes entités juridiques de l'entreprise :
Suivi de trésorerie
Équilibrage des comptes
Règlement des factures
Transferts comptables
Suivi de tableaux de bord

Gestion RH pour 15 salariés :
Envoi et suivi des variables
Diffusion des annonces, collecte, archivage et communication des candidatures
Réaliser un suivi administratif du personnel (pointage suivi des heures, planning, préparation des éléments de paie pour le cabinet comptable)
Suivi du personnel (réalisation contrat de travail et DPAE, congés, médecine du travail, formation, etc..)
Montage des dossiers de prise en charge formation et lien avec ITII/CFA pour les apprentis

Gestion locative de la SCI :
Émission et envoi des quittances de loyer
Régularisation des charges locatives
Gestion des loyers : encaissement et suivi comptable
Gestion générale : suivi administratif, relation avec les locations, veiller au bon fonctionnement, à la maintenance et à l'entretien du bâtiment
Veiller au suivi de chantier de la construction du nouveau bâtiment.

Gestion administrative :
Traitement du courrier entrant et sortant : classement, affranchissement et envoi
Organisation d'événements (salons, sortie d'équipe…)
Suivi entretien des locaux (extincteurs, prestataires pour l'entretien…)
Assurer le classement, l'archivage et la sauvegarde des documents
Accueil téléphonique et prise de messages

Communication :
miseà jour du site, préparation de posts LinkedIn, préparation de salons
Accueillir et prendre en charge les visiteurs
Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat : commandes clients, factures clients, BL...
Gérer les notes de frais
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

Des points réguliers sont faits sur l'avancée des dossier avec le dirigeant.

Vous êtes titulaire d'un BAC+2/3 assistant de direction, administratif/secrétariat, ressources humaines, ou équivalent.
Vous avez idéalement une expérience sur une fonction similaire.
Vous êtes polyvalent (e) et vous faites preuve :
- D'organisation
- De rigueur
- De réactivité et adaptabilité
- Discrétion professionnelle
- De qualités rédactionnelles et communicationnelles

Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office ainsi qu'un PGI tel que SAGE ou EBP.